La planification d'événements est une discipline complexe, et ce n'est pas pour rien qu'il s'agit d'une carrière à temps plein pour certains. Cela étant dit, avec la bonne dose de recherche et de préparation, n’importe qui peut planifier son propre événement privé. 

Bien que ce ne soit certainement pas une activité amusante pour la plupart des gens, planifier un budget est la chose la plus importante lorsque vous commencez vos préparatifs. Cet article présente quelques-uns des considérations fondamentales à garder à l'esprit lors de la préparation de votre budget, ainsi que quelques questions clés à vous poser et les fourchettes de prix moyennes des services professionnels associés à Montréal. 

Notez que l’article ci-dessous est considéré comme un point de départ et que les prix cités peuvent varier davantage. Comme dans tout autre secteur d’activité, certaines choses dans le monde de l’événementiel sont négociables, tandis que d’autres ne le sont pas. Donnez toujours la priorité à une communication proactive et ouverte avec tous les lieux et fournisseurs potentiels, et n'oubliez pas que vous pouvez contacter un planificateur professionnel si vous vous sentez dépassé !

Le Lieu

La recherche d'un lieu parfait pourrait bien être l'étape la plus importante de la planification de votre événement, et comme les lieux les plus demandés sont réservés tôt, il est recommandé de réserver le vôtre le plus à l'avance possible. Notre marché de sites a sur 175 à choisir! 

Cela étant dit, il n’existe pas de prix standardisé pour la location des salles. Ils peuvent se faire à la journée ou à l'heure, et les tarifs peuvent varier considérablement en fonction de la capacité, de l'emplacement, du type de lieu et des services ou équipements fournis. Ces tarifs ne sont généralement pas négociables en dehors de contrats plus longs et de plusieurs jours. 

Questions clés à poser 

• De quelle capacité ai-je besoin ? Remarque : assurez-vous de valider cela pour chaque lieu, car la capacité est déterminée par plusieurs facteurs, pas seulement par la superficie. Certains lieux peuvent avoir des niveaux de capacité différents selon le type d’événement – ​​toujours gardez le format à l'esprit en anticipant la quantité d'espace nécessaire). 
• De quels extras du lieu ai-je besoin en termes de services ou d’équipements ? 

Le vif du sujet

Ce sera probablement votre plus grosse dépense. Les prix varient considérablement en fonction des facteurs mentionnés ci-dessus (et peuvent même changer en fonction de la saison ou du jour de la semaine), mais vous pouvez vous attendre à payer entre 100 et 500 dollars de l'heure, ou entre 1,000 10,000 et XNUMX XNUMX dollars par jour, pour un lieu privé. de location. 

La Nourriture

Vous souhaiterez probablement fournir une sorte de nourriture pour rendre votre événement aussi mémorable que possible et pour assurer le confort de vos invités. Il peut être difficile de planifier les budgets et les montants des portions, mais un traiteur expérimenté peut vous guider tout au long de ce processus. 

Questions clés

• Le lieu conserve-t-il l'exclusivité en ce qui concerne la fourniture de nourriture ou le recours à certains traiteurs et fournisseurs ?
• Votre salle dispose-t-elle d'un coin repas approprié avec des tables, des chaises et des couverts ?  
• Votre lieu dispose-t-il d'équipements de cuisine, d'un espace de restauration et de réfrigération ? 
• Y a-t-il des invités ayant des restrictions alimentaires pour lesquels vous devrez faire des aménagements spéciaux ? 
• Que ferez-vous des restes ?

Le vif du sujet

Les coûts peuvent varier considérablement en fonction du type de traiteur, du type de services envisagés (style buffet, service à table, cocktail et hors-d'œuvre, etc.) et du nombre de plats, entre autres facteurs. Vous devez vous attendre à payer entre 15 $ et 50 $ par invité. 

Notez que certains lieux peuvent facturer des frais de restauration si des traiteurs extérieurs sont utilisés. 

Le Bar

Un bar bien tenu est un facteur clé pour assurer le succès d’un événement festif. Vous souhaitez que vos invités profitent d’options de boissons de qualité, mais vous souhaitez également garantir un service rapide et convivial. Certains établissements disposent d'un permis d'alcool et proposent des services de barman. Dans d'autres espaces, vous devrez approvisionner et doter le bar vous-même, ou embaucher un tiers pour le faire à votre place. 

Questions clés

• Le lieu possède-t-il une licence d'alcool et gère-t-il le service de bar ? Sinon, avez-vous pensé à exigences en matière de permis de votre événement ?
• Quel type d’alcool devrez-vous fournir pour correspondre aux préférences de vos invités et à l’ambiance de l’événement ? Vous souhaitez servir une spécialité ou des cocktails thématiques ? 
• Proposerez-vous des options adéquates sans alcool ?
• Que va-t-il se passer avec le surplus d’alcool ? 
• Votre établissement dispose-t-il d'une machine à glace ? Sinon, avez-vous un fournisseur de glace ?

Le vif du sujet

Si votre événement comporte un bar ouvert, vous devez prévoir au moins 10 $ par invité et par heure. Ce budget doit être réparti proportionnellement entre les différents types d'alcool (bière, alcool, vin, spiritueux et seltz) et autres ingrédients (mixer, garnitures, etc.) dont vous aurez besoin. 

La glace peut être achetée dans une épicerie, un dépanneur ou via une entreprise de livraison. Pour un événement de 100 personnes, vous devez prévoir de dépenser au moins 50 $ en glace, même si les conditions d'entreposage, le volume de service et la durée de l'événement peuvent tous jouer un rôle. 

Le divertissement 

Qu'est-ce qu'une fête sans musique, spectacles ou autres formes de divertissement en direct ? Des DJ aux groupes en passant par les chanteurs, un bon divertissement peut faire ou défaire des événements de toutes sortes. Pour obtenir le meilleur divertissement possible, assurez-vous de faire vos recherches et de trouver un artiste qui correspond à l'ambiance de votre événement. 

Questions clés

• De quel équipement vos artistes ont-ils besoin ? Vont-ils l’apporter eux-mêmes ou s’attendent-ils à ce que vous le leur fournissiez ?
• Avez-vous une chanson spéciale que vous aimeriez entendre pendant l'événement ? Les artistes devront-ils répondre aux demandes des invités ? Si oui, tout cela doit être communiqué au préalable. 

Le vif du sujet

Les DJ facturent généralement entre 50 et 100 dollars de l'heure. Le tarif est souvent nettement plus élevé pour les groupes et les chanteurs, compte tenu de la complexité supplémentaire de leurs performances. A noter que les DJ ont tendance à être plus flexibles en termes de durées de prestation. 

Il est généralement considéré comme une bonne idée de fournir des rafraîchissements à vos artistes tout au long de l'événement pour s'assurer qu'ils se sentent à l'aise et pleins d'énergie. 

La production

Une bonne musique sans un son approprié, c'est comme regarder un bon film sur un téléphone à clapet : le contenu est là, mais la diffusion ne l'est pas. Il est essentiel de garantir que l’aspect audiovisuel de votre événement est entièrement fonctionnel et géré de manière professionnelle afin d’éviter les contretemps de dernière minute et les expériences décevantes des invités. 

Questions clés

• Votre salle fournit-elle du personnel technique ou du matériel audiovisuel (éclairage, sonorisation, microphone, etc.). 
• Souhaitez-vous qu’un technicien lumière ou son soit présent toute la nuit, ou juste pour l’installation ?
• Avez-vous des besoins particuliers en matière de sonorisation ou d'éclairage (par exemple, des spots orientés vers certaines parties de la salle) ? 
• Avez-vous besoin qu'un projecteur soit configuré avec des médias préchargés ? Si tel est le cas, vous devez fournir ce contenu à votre professionnel de l’audiovisuel au préalable. 
• Existe-t-il des risques de générer des plaintes concernant le bruit en fonction des niveaux sonores ou de l'heure de la journée ?

Le vif du sujet

Vous pouvez louer un système de sonorisation et un éclairage de base pour aussi peu que 200 $, mais vous devriez prévoir au moins 400 $ pour un petit événement. Un événement de taille moyenne à grande peut facilement générer des coûts audiovisuels se chiffrant en milliers. Les salles plus grandes nécessitent des systèmes de sonorisation plus grands, ce qui nécessite à son tour des coûts de livraison et d'installation plus élevés. 

Les techniciens du son et de l'éclairage ont tendance à être des professionnels hautement spécialisés et expérimentés, vous devez donc vous attendre à payer au moins 35 $ de l'heure pour leurs services. Pour les petits événements, vous pourrez peut-être trouver un technicien qui fournit des services d’éclairage et de sonorisation de base. 

Les visuels

Si cela n’a pas été filmé, est-ce vraiment arrivé ? Blague à part, après tout votre travail acharné, vous voudrez que l'événement de vos rêves soit capturé par le bon photographe ou vidéaste afin de fournir de beaux souvenirs pour les années à venir. Même si nous avons tous un cousin avec un appareil photo sophistiqué, un vrai professionnel peut faire toute la différence en termes de composition, de cadrage, d'éclairage et d'intuition pour capturer des moments spéciaux. 

Questions clés

• Y a-t-il une durée limitée pendant laquelle vous souhaitez que des photos et des vidéos soient prises, ou le photographe ou le vidéaste doit-il rester sur place pendant toute la durée de l'événement ? 
• L’événement sera-t-il bien ou faiblement éclairé ? Si vous prévoyez que des photos ou des vidéos seront prises dans un contexte faiblement éclairé, vous devez le mentionner à l'avance, car des objectifs spéciaux peuvent être nécessaires. 
• Voulez-vous donner la priorité aux photos franches ou organisées ?
• Avez-vous un délai précis dans lequel vous souhaitez recevoir les produits finaux ? 

Le vif du sujet

La plupart des photographes et vidéastes facturent à l'heure, y compris le temps nécessaire pour trier et éditer le contenu. Les tarifs horaires des photographes de mariage varient normalement entre 100 $ et 500 $ de l'heure, bien que les tarifs puissent être inférieurs pour les événements autres que le mariage. 

L'équipe

Vous êtes peut-être un touche-à-tout extraordinaire, mais vous avez néanmoins besoin d’une équipe solide derrière vous pour assurer le succès de votre événement. 

Questions clés

• Avez-vous besoin d'hôtes ou de serveurs pour accueillir et servir vos invités ? 
• Le lieu fournit-il du personnel de sécurité ? Sinon, devez-vous embaucher des agents de sécurité ?
• Le nettoyage est-il couvert par le lieu ou devez-vous embaucher une équipe de nettoyage ? 
• L’un de vos collaborateurs doit-il effectuer une visite sur place avant l’événement ?
• Existe-t-il une pièce ou un espace où les membres du personnel peuvent laisser leurs affaires ?
• Des pourboires seront-ils attendus par le personnel ? C'est quelque chose que vous pouvez communiquer à vos invités à l'avance si c'est le cas.

Le vif du sujet

Les hôtes, les serveurs et les femmes de ménage s'attendent généralement entre 17 et 30 dollars de l'heure. 

Pour les événements plus bruyants, vous souhaiterez réserver au moins 1 agent de sécurité pour 100 invités. Cependant, certains lieux peuvent avoir leurs propres exigences spécifiques. Vous voudrez peut-être vous assurer que les agents avec lesquels vous travaillez sont agréés par le Bureau de la sécurité privée (BSP) du Québec.

Ameublement et Décoration

Des fleurs et de la verdure aux tables et chaises de banquet, vous souhaiterez planifier les besoins matériels de votre événement longtemps à l'avance. 

Questions clés

• Avez-vous besoin d'une décoration ou d'un éclairage particulier (bougies, lampes, etc.) pour concrétiser votre vision événementielle ?
• Quel type de mobilier est fourni par votre salle (tables, chaises, nappes, etc.) et que devrez-vous louer ? Certaines de ces locations peuvent-elles être proposées par l'un de vos fournisseurs existants (par exemple votre traiteur) ? 
• Dois-je embaucher du personnel supplémentaire pour installer et retirer mes meubles et décorations ? 

Le vif du sujet

Pour un mariage ou un événement similaire, vous devez prévoir entre 2,000 7,000 $ et XNUMX XNUMX $ pour les fleurs et la verdure. 

Les chaises et les tables sont généralement facturées à l'unité, avec des prix généralement compris entre un et deux chiffres pour les chaises et entre deux et trois chiffres pour les tables. 

Réflexions finales

Ce guide constitue un point de départ pour votre processus de budgétisation, mais chaque événement est différent et vous devez veiller à planifier de manière aussi complète que possible. De nombreux types de dépenses mineures ne sont pas mentionnées ici (comme les frais d'impression et d'envoi des invitations), mais celles-ci peuvent s'additionner rapidement, il peut donc être judicieux d'avoir un budget pour les incidents divers compris entre 2 et 10 % de votre budget total. 

Une communication proactive avec votre site et vos fournisseurs est également fortement recommandée pour éviter (ou planifier) ​​des frais supplémentaires : des visites ou des réunions en personne peuvent vous aider à les anticiper. Vous pouvez également discuter de vos projets avec des amis ou des collègues ayant récemment organisé des événements similaires pour leur demander leurs expériences, et n'hésitez pas à parcourir nos Page Instagram si jamais vous avez besoin d'inspiration. 

J'espère que vous avez trouvé certains des conseils ci-dessus utiles. Nous vous souhaitons bonne chance dans votre parcours d’organisation d’événements !