L'organisation d'événements est une discipline complexe, et il y a une raison pour laquelle c'est une carrière à temps plein pour certains. Cela étant dit, avec la bonne quantité de recherche et de préparation, n'importe qui peut planifier son propre événement privé. 

Alors que ce n'est certainement pas une activité amusante pour la plupart des gens, établir un budget est la chose la plus importante lorsque vous commencez vos préparatifs. Cet article présente quelques-uns des domaines fondamentaux à garder à l'esprit lors de la préparation de votre budget, ainsi que quelques questions clés à vous poser et des fourchettes de prix moyens pour les services professionnels associés à Montréal. 

Notez que l'article ci-dessous est destiné à servir de point de départ, et les points de prix cités peuvent varier davantage dans la réalité. Comme dans tout autre secteur d'activité, certaines choses dans le monde de l'événementiel sont négociables, tandis que d'autres ne le sont pas. Priorisez toujours une communication proactive et ouverte avec tous les lieux et fournisseurs potentiels, et n'oubliez pas que vous pouvez faire appel à un planificateur professionnel si vous vous sentez dépassé !

Le Lieu

Trouver le bon lieu peut bien être la démarche la plus importante dans votre parcours d'organisation d'événements, et comme les lieux les plus demandés se réservent tôt, il est recommandé de réserver le vôtre le plus tôt possible. Notre marché des lieux a plus de 175 à choisir ! 

Cela étant dit, il n'y a pas de prix standardisé pour la location de lieux. Ils peuvent être à la journée ou à l'heure, et les tarifs peuvent varier considérablement en fonction de la capacité, de l'emplacement, du type de lieu et des services ou équipements fournis. Ces tarifs ne sont généralement pas négociables en dehors de contrats plus longs sur plusieurs jours. 

Questions clés à poser

• De quelle capacité ai-je besoin ? Remarque : assurez-vous de valider cela avec chaque lieu, car la capacité est déterminée par plusieurs facteurs, pas seulement la superficie. Certains lieux peuvent avoir des niveaux de capacité différents en fonction du type d'événement - gardez toujours le format à l'esprit lors de l'anticipation de l'espace nécessaire). 
• De quels extras du lieu ai-je besoin en termes de services ou équipements ? 

Les détails

Ce sera probablement votre plus grande dépense unique. Les prix varieront largement en fonction des facteurs mentionnés ci-dessus (et peuvent même changer en fonction de la saison ou du jour de la semaine), mais vous pouvez vous attendre à payer entre 100 et 500 $ par heure, ou entre 1 000 et 10 000 $ par jour, pour la location d'un lieu privé. 

La Nourriture

Vous voudrez probablement fournir une sorte de nourriture pour rendre votre événement aussi mémorable que possible et pour que vos invités se sentent à l'aise. Il peut être difficile de planifier les budgets et les quantités de portions, mais un traiteur expérimenté peut vous guider à travers ce processus. 

Questions clés

• Le lieu maintient-il l'exclusivité en ce qui concerne la fourniture de nourriture ou l'utilisation de certains traiteurs et fournisseurs ?
• Votre lieu dispose-t-il d'un espace repas adéquat avec des tables, des chaises et de la vaisselle ?  
• Votre lieu fournit-il un équipement de cuisine, un espace de restauration et une réfrigération ? 
• Y a-t-il des invités avec des restrictions alimentaires pour lesquelles vous devrez prévoir des aménagements spéciaux ? 
• Que ferez-vous des restes ?

Les détails

Les coûts peuvent varier largement en fonction du type de traiteur, du type de services envisagé (buffet, service à table, cocktail et hors-d'œuvres, etc.) et du nombre de plats, entre autres facteurs. Vous devriez vous attendre à payer entre 15 et 50 $ par invité. 

Notez que certains lieux peuvent facturer des frais de restauration si des traiteurs externes sont utilisés. 

Le Bar

Un bar bien géré est un facteur clé pour assurer le succès d'un événement festif. Vous voulez que vos invités profitent de boissons de qualité, mais vous voulez aussi garantir un service rapide et amical. Certains lieux ont une licence d'alcool et fournissent des services de barman. Dans d'autres espaces, vous devrez fournir et gérer le bar vous-même, ou engager un prestataire tiers pour le faire pour vous. 

Questions clés

• Le lieu détient-il une licence d'alcool et gère-t-il le service de bar ? Sinon, avez-vous réfléchi aux exigences en matière de permis de votre événement ?
• De quel type d'alcool aurez-vous besoin pour correspondre aux préférences de vos invités et à l'ambiance de l'événement ? Voulez-vous servir des cocktails spéciaux ou thématiques ? 
• Fournirez-vous des options non alcoolisées adéquates ?
• Que ferez-vous avec l'excédent d'alcool ? 
• Votre lieu dispose-t-il d'une machine à glaçons ? Avez-vous un fournisseur de glace si ce n'est pas le cas ?

Les détails

Si votre événement propose un bar ouvert, vous devriez prévoir au moins 10 $ par invité par heure. Ce budget devrait être réparti de manière proportionnelle entre les différents types d'alcool (bière, alcool, vin, spiritueux et eau gazeuse) et autres ingrédients (mélangeur, garnitures, etc.) dont vous aurez besoin. 

La glace peut être achetée dans une épicerie, un dépanneur ou via une société de livraison. Pour un événement de 100 personnes, vous devriez prévoir au moins 50 $ pour la glace, bien que les conditions de stockage, le volume de service et la durée de l'événement puissent tous jouer un rôle. 

Le Divertissement

Qu'est-ce qu'une fête sans musique, performances ou autres formes de divertissement en direct ? Des DJ aux groupes en passant par les chanteurs, un bon divertissement peut faire ou défaire des événements de toutes sortes. Pour obtenir le meilleur divertissement possible, assurez-vous de faire vos recherches et de trouver un artiste qui correspond à l'ambiance de votre événement. 

Questions clés

• De quel équipement vos artistes ont-ils besoin ? Vont-ils l'apporter eux-mêmes, ou s'attendent-ils à ce que vous le fournissiez ?
• Avez-vous une chanson spéciale que vous voulez entendre pendant l'événement ? Les artistes devront-ils prendre des demandes des invités ? Si oui, tout cela doit être communiqué à l'avance. 

Les détails

Les DJ facturent généralement entre 50 et 100 $ par heure. Le tarif est souvent beaucoup plus élevé pour les groupes et les chanteurs, compte tenu de la complexité supplémentaire de leurs performances. Notez que les DJ tendent à être plus flexibles en termes de durée de prestation. 

Il est généralement de bon ton de fournir des rafraîchissements à vos artistes tout au long de l'événement pour s'assurer qu'ils se sentent à l'aise et énergisés. 

La Production

De la bonne musique sans un son adéquat, c'est comme regarder un excellent film sur un téléphone à clapet - le contenu est là, mais la livraison ne l'est pas. S'assurer que l'aspect audiovisuel de votre événement est pleinement fonctionnel et géré de manière professionnelle est essentiel pour éviter les couacs de dernière minute et les expériences décevantes pour les invités. 

Questions clés

• Votre lieu fournit-il du personnel technique ou un équipement audiovisuel (éclairage, système sonore, microphone, etc.) ? 
• Voulez-vous qu'un technicien en éclairage ou en son soit présent toute la nuit, ou seulement pour la configuration ?
• Avez-vous des besoins spéciaux en matière de son ou d'éclairage (par exemple, des projecteurs dirigés vers certaines parties du lieu) ? 
• Avez-vous besoin d'un projecteur à installer avec des médias préchargés ? Si oui, vous devriez fournir ce contenu à votre professionnel audiovisuel à l'avance. 
• Y a-t-il des risques de plaintes pour bruit en fonction des niveaux sonores ou de l'heure de la journée ?

Les détails

Vous pouvez louer un système sonore de base et un éclairage pour aussi peu que 200 $, mais vous devriez prévoir au moins 400 $ pour un petit événement. Un événement de taille moyenne à grande peut facilement voir des coûts audiovisuels atteignant des milliers de dollars. Les grandes salles nécessitent des systèmes sonores plus importants, ce qui entraîne des coûts de livraison et d'installation plus élevés. 

Les techniciens du son et de l'éclairage sont généralement des professionnels hautement spécialisés et expérimentés, donc vous devriez vous attendre à payer au moins 35 $ de l'heure pour leurs services. Pour les événements plus petits, vous pourriez trouver un technicien qui fournit à la fois des services d'éclairage et de son à un niveau de base. 

Les Visuels

Si ce n'est pas capturé par la caméra, est-ce vraiment arrivé ? Plaisanteries mises à part, après tout votre travail acharné, vous voudrez que votre événement de rêve soit immortalisé par le bon photographe ou vidéaste pour offrir de beaux souvenirs pour les années à venir. Alors que nous avons tous un cousin avec un appareil photo sophistiqué, un vrai professionnel peut faire toute la différence en termes de composition, de cadrage, d'éclairage et de l'intuition nécessaire pour capturer des moments spéciaux. 

Questions clés

• Y a-t-il une période limitée pendant laquelle vous voulez que des photos et des vidéos soient prises, ou le photographe ou vidéaste doit-il rester sur place pour toute la durée de l'événement ? 
• L'événement sera-t-il bien éclairé ou faiblement éclairé ? Si vous prévoyez que des photos ou des vidéos soient prises dans un contexte faiblement éclairé, vous devriez le mentionner à l'avance, car des objectifs spéciaux peuvent être nécessaires. 
• Voulez-vous privilégier des photos spontanées ou organisées ?
• Avez-vous une période spécifique à laquelle vous voulez recevoir les